Cách tổ chức sự kiện âm nhạc

Hiện nay, nhu cầu vui chơi giải trí của con người ngày càng cao và âm nhạc chính là một phần trong nhu cầu giải trí đó. Có rất nhiều người chọn những bữa tiệc của âm thanh và ánh sáng để giải tỏa căng thẳng sau những ngày làm việc mệt mỏi. Hay đôi khi những sự kiện âm nhạc chính là nguồn cảm hứng để họ có cảm hứng sáng tác và làm việc.

Tổ chức một sự kiện âm nhạc tuy không phải dễ nhưng thực chất cũng không hề khó. Chỉ cần đủ những bước căn bản là bạn hoàn toàn có thể có một sự kiện thành công và hoàn hảo. Bạn hãy tham khảo bài viết này để biết được những bước căn bản đó là gì nhé.

Ý tưởng cho sự kiện

Để tổ chức một chương trình nghệ thuật, sự kiện âm nhạc thì trước tiên, bạn phải nắm rõ các yếu tố cơ bản nhất. Để thực hiện bản tóm tắt kế hoạch công việc cần phải làm thì cần phải đặt ra những câu hỏi sau để trả lời:

• Loại hình chương trình mà bạn dự định sẽ tổ chức như liveshow nhạc trẻ, liveshow nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình cải lương, múa rối, chương trình nghệ thuật kỷ niệm, chào mừng các ngày lễ lớn,….
• Mục tiêu khi tổ chức chương trình là gì? Có thể là quảng cáo cho thương hiệu nào hay đơn giản chỉ tổ chức để mọi người có thể giao lưu với nhau, chương trình có bán vé hay không,…
• Đối tượng khán giả tham dự là những ai? Loại hình chương trình sẽ quyết định đối tượng khán giả tham dự sự kiện. Chẳng hạn như sự kiện âm nhạc có các ca sĩ trẻ đang hot sẽ dành cho đối tượng là những bạn trẻ, có sự quan tâm đến những ca sĩ đó.
• Địa điểm tổ chức chương trình? Phụ thuộc vào đối tượng và loại hình sự kiện mà bạn chọn để lựa chọn được địa điểm thích hợp. Luôn ưu tiên những điểm có không gian rộng và thoải mái.
• Thời gian và địa điểm diễn ra chương trình?
• Ngân sách tổ chức.
  Những câu hỏi giống như dàn bài của cả sự kiện, chỉ cần đáp ứng được những câu hỏi là bạn hoàn toàn có thể có một sự kiện hoàn hảo.

Lên kịch bản cho sự kiện

Đây là giai đoạn cụ thể hóa ý tưởng, bước này rất quan trọng để chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Vì thế, khi lên ý tưởng cần đầu tư và tính toán kỹ càng.

• Thiết kế chủ đề và hình ảnh cho chương trình từ vé, tờ rơi, poster, banner, background,…
• Tạo kịch bản cho chương trình với nội dung phải bao gồm được cả nguồn nhân lực thực hiện, người chịu trách nhiệm ở mỗi vị trí, timeline chính xác cho từng tiết mục, từng bộ phận trong chương trình,… Lên kịch bản kĩ thuật cho cả đội âm thanh, ánh sáng, visual, camera, các hiệu ứng,… trong chương trình để hoạt động và phối hợp với nhau uyển chuyển.
• Đưa ra trước những rủi ro có thể xảy ra và đưa ra luôn phương án dự phòng, cách khắc phục những sự cố và rủi ro đó.

Tiến hành chuẩn bị và thực hiện

Tùy theo mức độ và kế hoạch mà bạn đề ra cho sự kiện mà sẽ cần khoảng thời gian thực hiện phù hợp. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in banner, lắp đặt standee,…

Đặc biệt, đối với một sự kiện âm nhạc nghệ thuật thì cần chú ý tới khâu truyền thông và quảng cáo. Với một chiến dịch marketing tốt thì chắc chắn chương trình sẽ đạt được hiệu quả cao. Cập nhật thông tin của sự kiện trên các cơ quan truyền thông để mọi người có thể theo dõi và biết tới.

Bạn – nhà tổ chức cũng cần trao đổi với các đối tác thường xuyên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.

Quản lý chương trình

Quá trình dàn dựng, chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện, tối thiểu là 1 hoặc 2 ngày trước khi chương trình diễn ra. Cần có một bảng liệt kê công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào.

Các trưởng nhóm sẽ dựa theo kế hoạch trước đó để điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Giai đoạn chương trình diễn ra là giai đoạn quan trọng nhất, vì thế team tổ chức sẽ tập trung toàn lực để quản lý chương trình lúc này.  Các bộ phận cần có phương thức liên lạc để phối hợp với nhau nhịp nhàng vầ uyển chuyển nhất có thể để tránh xảy ra sự cố khi sự kiện đang diễn ra.

Kết thúc sự kiện

Cần có những bài tổng kết sự kiện, bài viết trên các kênh truyền thông ngay sau đó để hoàn thành công tác truyền thông cho chương trình, cũng như khắc sâu thêm ấn tượng về chương trình trong lòng khán giả. Bởi chúng ta cần hoàn thành các khâu từ đầu tới cuối.

Bạn cũng cần có một buổi để rút ra kinh nghiệm và những điểm mình đã làm được để tiếp tục phát huy những lần sau.

Trên đây là cách tổ chức sự kiện âm nhạc một cách chi tiết và hoàn hảo nhất. Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn có thể tự tổ chức cho mình một sự kiện thật ý nghĩa và tuyệt vời nhé!