Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chẳng kém gì công ty sự kiện

Nếu bạn đang tìm hiểu cách tổ chức sự kiện cho đơn vị sắp tới thì những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn trong việc định hướng, chọn lựa ý tưởng cũng như tổ chức sự kiện thành công.

Cần xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần biết đó là sự kiện gì bởi vì với mỗi loại hình sự kiện sẽ quyết định cách thức tổ chức sự kiện như:

Bài trí không gian khác nhau phụ thuộc vào đó là sự kiện gì. Hôn lễ thì bài trí khác sự kiện khai trương. Khánh thành thì bài trí khác động thổ. Sự kiện cộng đồng thì khác sự kiện cá nhân…
Nhân sự khác nhau ở mỗi sự kiện như hôn lễ thì cần phù dâu phù rể, khai trương thì cần lễ tân hay đội nghệ thuật…
Đạo cụ khác nhau ở mỗi loại sự kiện như khánh thành, khai trương cần băng đỏ nhưng động thổ thì lại cần có thêm dụng cụ lao động như cuốc, xẻng…
Quan trọng nhất là kịch bản khác nhau. Cái gì sẽ diễn ra trong mỗi sự kiện. Nếu hôn lễ cần có thời gian để gia đình cha mẹ hai bên chia sẻ cảm xúc, gửi gắm thì trong lễ động thổ hay khánh thành cần có tiếng nói của đại diện chính quyền địa phương hay lãnh đạo đơn vị…

Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian tổ chức sự kiện rất quan trọng và nó quyết định hầu hết tất cả các vấn đề khác. Ở Việt Nam, đa phần các cự kiện, ngoài phụ thuộc vào kế hoạch và mong muốn của người tổ chức thì còn phụ thuộc vào việc xem ngày tốt, giờ tốt như:

Cưới xin thì thường cần chính xác về giờ tổ chức, giờ rước dâu, đón dâu, giờ ra khỏi nhà, giờ thắp hương…và cần hợp tuổi với đôi trẻ.
Lễ động thổ hay khánh thành, khai trương ngoài cần phù hợp với kế hoạch của đơn vị ra thì cũng cần xem ngày giờ đẹp, thích hợp cho công việc đó.
Các sự kiện cộng đồng như lễ hội thì thường tổ chức theo ngày truyền thống hàng năm không xê dịch.

Việc xem ngày giờ ở đây là một bài toán về tâm lý, giúp cho người tổ chức cũng như gia chủ cảm thấy yên tâm và hy vọng may mắn.

Xác định được thời gian, bạn có thể cần xem thời tiết để biết được vào thời điểm sự kiện diễn ra thời tiết có gì bất thường hay không. Chẳng hạn sự kiện ngoài trời diễn ra đúng ngày mưa bão thì phải buộc hủy hoặc chuyển vào hội trường. Khi thời tiết diễn biến bất thường thì rất nhiều kế hoạch ban đầu sẽ thay đổi khiến cho buổi lễ thất bại.

Cho nên xem thời gian, người tổ chức cần xem xét nhiều vấn đề xung quanh để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi suôn sẻ.

Chọn chủ đề phù hợp cho sự kiện

Chủ đề của sự kiện gắn liền với mục đích tổ chức nhưng được cá biệt hóa hơn.

Chẳng hạn cũng là khai trương nhưng khai trương trung tâm thể dục thể thao sẽ khác khai trương spa, nhà hàng, quán ăn, quán cà phê.

Cũng là động thổ nhưng động thổ nhà hàng, khách sạn nhỏ khác với động thổ khu nghỉ dưỡng, khu đô thị hay các công trình lớn.

Không những thế, chủ đề còn có thể chi tiết hóa hơn nữa. Ví dụ cũng là động thổ khu nghỉ dưỡng nhưng khu nghỉ dưỡng ven biển sẽ khác khu nghỉ dưỡng suối khoáng nóng. Khai trương nhà hàng nhưng nhà hàng tây sẽ khác nhà hàng ta….

Tóm lại, chủ đề càng khu biệt, càng rõ ràng, thể hiện rõ ý nghĩa của sự kiện thì càng tốt.

Tìm kiếm ý tưởng độc đáo

Chủ đề là mục đích chính thì ý tưởng là cái làm nên ấn tượng.

Mỗi một sự kiện có thể tùy theo hoàn cảnh mà lựa chọn ý tưởng cho phù hợp và gây ấn tượng cho khách mời.

Ví dụ ý tưởng cho hôn lễ của một đôi bạn trẻ có câu chuyện khác một đôi trẻ không có câu chuyện, lại càng khác ý tưởng kỷ niệm đám cưới cho một cặp đã bên nhau 50 năm.

Ý tưởng là điểm nhấn, vì vậy càng cần đặc biệt càng tốt.

Lựa chọn địa điểm

Địa điểm tổ chức chính là nơi bạn hiện thực hóa ý tưởng của mình. Một ý tưởng hay cần có một nơi thích hợp.

Bạn có thể cần lên một list danh sách các địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cho là thích hợp với nhiều loại mức chi phí khác nhau và sẽ ưu tiên các vị trí tốt nhất trước. Việc còn lại là để cho phần dự trù chi phí.

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Sau khi có danh sách các địa điểm, bạn bắt đầu liệt kê ra những hạng mục cần có để hiện thực hóa ý tưởng.

Mỗi hạng mục đó cần chi phí khoảng bao nhiêu. Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp khác nhau để cân đối chi phí cũng như chất lượng. Lưu ý, với những hạng mục quan trọng, nên liệt kê ít nhất 3 nhà cung cấp trình cấp trên với ưu điểm, nhược điểm rõ ràng để lựa chọn đơn vị phù hợp.

Dự trù chi phí tương ứng với ngân sách rất quan trọng bởi vì nó có thể hoàn toàn làm thay đổi mọi ý tưởng ban đầu về sự kiện.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện, kịch bản chương trình

Sau khi đã chốt phương án tổ chức, kinh phí, việc quan trọng nhất là lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện.

Kế hoạch tổ chức bao gồm việc điều phối nhân sự phụ trách từng hạng mục. Nếu là người tổ chức, bạn nên phân công người phụ trách các đầu việc lớn. Còn việc nhỏ trong kế hoạch, người phụ trách sẽ có trách nhiệm phân phó. Việc này đòi hỏi có sự bàn bạc và thống nhất của nhiều bộ phận để cho ra bản kế hoạch hoàn hảo nhất.

Cần phân phó công việc càng chi tiết càng tốt. Đặc biệt là cần phải có deadline cho các giai đoạn hoàn thành và có người đôn đốc thường xuyên.