Cách tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Sự kiện buổi lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp là sự kiện đặc biệt không chỉ nhằm quảng bá rộng rãi tới khách hàng-đối tác sản phẩm mới mà đây còn dịp để tạo nên dấu ấn cho thương hiệu của công ty, sản phẩm.

Mục đích của sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Mỗi sự kiện ra mắt sản phẩm cần đạt được những tiêu chí đề ra như sau:

Giới thiệu sản phẩm lần đầu đến với công chúng

Một lễ ra mắt thành công cần phải tạo được tiếng vang và mang đến cái nhìn hoàn hảo nhất của sản phẩm tới toàn thể khách hàng mà thương hiệu hướng tới. Không chỉ làm người tiêu dùng cảm thấy có thiện cảm, hơn nữa thôi thúc họ muốn mua và sử dụng sản phẩm một cách lâu dài.

Đây cũng chính là chiến lược khôn ngoan của nhãn hiệu khi xây dựng sản phẩm. Lễ ra mắt chính là bước đi đầu tiên và cần phải tính toán chính xác để show ra được thế mạnh của sản phẩm, kết nối được những người tiêu dùng có chung thị hiếu về thói quen sử dụng sản phẩm

Sự tinh tế của sự kiện nằm ở chỗ có thể tìm kiếm và xây dựng được những khách hàng có chung một đam mê, sở thích, từ đó lan tỏa và mở rộng thị phần, sản phẩm được giới thiệu sẽ có nhiều người biết đến và tin dùng.

Khẳng định vị thế của sản phẩm trong thị trường

Một sản phẩm khi được ra mắt thì trước đó đã có hàng trăm đối thủ cùng phân khúc. Việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm như một tiếng chuông thông báo tới toàn thể cộng đồng giúp cho việc nhận diện thương hiệu một cách dễ dàng. Hơn nữa nếu làm tốt ở khâu này, chắc chắn sẽ lấy được sự chú ý của truyền thông và dư luận, nhờ đó sản phẩm sẽ được ưu ái hơn và tạo nên hiệu quả lâu dài sau này.

Các cách thức tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Bí quyết để có sự kiện thành công, chính là lựa chọn được loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm mới phù hợp để có một sự kiện ra mắt thành công. Event này là hoạt động nhằm quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới tới người tiêu dùng.

Đây sẽ là buổi gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa sản phẩm của họ và khách mời, hãy khiến cho họ thích thú và muốn mua sản phẩm bằng cách giới thiệu những thông tin của chúng. Tùy từng đặc thù sản phẩm, dịch vụ để quyết định có nên tổ chức dùng thử hay không, ưu đãi đặt ra, và chiến thuật marketing khác nhau.

Họp báo ra mắt sản phẩm mới – Press Conference

Họp báo trước khi ra mắt sản phẩm là cách nhanh nhất để bạn có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ của bạn tới các khách hàng, đối tác.

Vấn đề quan trọng trong tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chính là thông điệp được gửi tới qua các kênh truyền thông phải làm sao thu hút, hấp dẫn gây tò mò tới mọi đối tượng.

Một thông cáo báo chí tốt phải ngắn gọn, đầy đủ nội dung, được đăng tải trên các phương tiện tập trung lượng lớn khách hàng mục tiêu.

Chi phí thường mất nhiều nhất ở khâu mời các cơ quan báo chí có tiếng, uy tín để đảm bảo cho thông điệp của bạn được lan tỏa rộng rãi.

Event Launching

Nếu hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ của bạn đã xuất hiện tại các mặt báo, phương tiện thông tin và truyền thông thì Event Launching sẽ là thời điểm công bố sản phẩm, dịch vụ có mặt tại thị trường.

Đây chính là công tác mời các bên báo chí, khách mời, khách hàng tới dùng tiệc, nhận quà, quay thưởng, trải nghiệm sản phẩm trực tiếp. Điểm quan trọng trong sự kiện này là làm sao để ấn tượng tới khách hàng và báo chí, tìm ra những keymoment quan trọng làm sản phẩm trở nên nổi bật và ấn tượng.

Chi phí, quy mô của Event launching khá cao và yêu cầu chi tiết, cầu kì để đảm bảo cho sự kiện thành công. Bạn nên sử dụng dịch vụ của các công ty sự kiện để được hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.

Tổ chức Roadshow cho sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Điểm khác biệt giữa roadshow và các loại hình khách chính là sự lưu động, thay đổi địa điểm liên tục tại các khu vực tập trung đông người.

Roadshow được thiết kế thường với đội hình nhiều người, đồng phục mang dấu ấn thương hiệu của công ty, doanh nghiệp của bạn điều khiển phương tiện giao thông chạy trên những tuyến phố đông đúc, những trung tâm thương mại lớn.

Mục đích hướng tới là thu hút sự tò mò, đánh dấu hình ảnh của công ty, doanh nghiệp trong tiềm thức người tiêu dùng về sản phẩm mới.

Tuy nhiên nếu chưa từng thực hiện roadshow sẽ khó khăn trong kiểm soát và vận hành, chưa kể đến phải đảm bảo các thủ tục pháp lý cần thiết để thực hiện roadshow. Bạn nên lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, kinh nghiệm lâu năm để roadshow được hoàn hảo.

Activation trong ngày tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Activation là hoạt động hoạt náo gây chú ý đám đông, phát mẫu dùng thử miễn phí sản phẩm mới tại các địa điểm lớn như trung tâm thương mại, chợ lớn, cửa hàng tiêu dùng, những nơi mà đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn hay lui tới.

Là một cách tiếp cận khá phổ biến, chi phí bỏ ra rẻ dành cho những sản phẩm mới, nhỏ đang trên đường phát triển.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

• Hãy chọn một địa điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thích hợp
• Lễ ra mắt sản phẩm mới cần có một ý tưởng độc đáo và hoàn chỉnh
• Lưu ý đến nội dung, cách thức và đội ngũ thực hiện sự kiện
• Lựa chọn công ty tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp

Các bước tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm mới

• Nhận thông tin từ khách hàng, phân tích sản phẩm, khách hàng mục tiêu, phân khúc thị trường hướng đến
• Lên ý tưởng, concept, khách mời, địa điểm tổ chức
• Lên kịch bản chi tiết, tiết mục, kế hoạch nhân sự
• Chuẩn bị checklist trước khi sự kiện diễn ra
• Tiến hành lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, decor trang trí
• Tiến hành Launching sự kiện
• Dọn dẹp sau khi sự kiện kết thúc

Kịch bản chương trình giới thiệu sản phẩm mới

Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Ý tưởng chương trình là khâu quan trọng nhất khách hàng nên chú ý. Ý tưởng chủ đạo của chương trình sẽ xuyên suốt từ đầu cho đến cuối chương trình: ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu.

Chủ đề được thể hiện thông qua cách trang trí, thiết kế, bố cục, màu sắc,…Những thứ sẽ xuất hiện trước mắt các khách mời tới tham dự.

Cần lưu ý những chi tiết nhỏ như ánh sáng, âm thanh để hỗ trợ cho buổi lễ, cần hài hòa phù hợp với nội dung và cách trang trí để trở thành một thể thống nhất

Thời gian, địa điểm tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm mới

Phụ thuộc theo chủ đề chính của chương trình để lựa chọn địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời.

• Địa điểm trong nhà thường là những địa điểm khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng… 
• Địa điểm ngoài trời là các khu du lịch, resort, trên thuyền, trên sông

Dựa theo quy mô của sự kiện, chú ý yếu tố thời tiết để lựa chọn địa điểm đảm bảo phục vụ đủ theo yêu cầu của quý khách. Thời gian tốt nhất cho một buổi lễ nên kéo dài từ 90 đến 120 phút là đủ.

Thành phần tham dự trong sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Về phần MC (người dẫn chương trình) nên chọn hai người để góp phần tạo nên không khí, cũng như có thể hỗ trợ cho nhau trong chương trình.

Sản phẩm, dịch vụ mới được ra mắt cần có một gương mặt đại diện kèm theo tạo điểm nhấn, thu hút mọi người, dễ lấy lòng khách hàng, khách mời tới tham dự. Khi nhắc tới gương mặt đại diện, khách hàng sẽ nhớ tới ngay thương hiệu, sản phẩm dịch vụ của bạn.

Nên mời nhiều người nổi tiếng để thu hút báo chí, đám đông tham gia tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng, phát triển sản phẩm dịch vụ sẽ rất dễ dàng.

Nhân lực phục vụ cho lễ ra mắt cần đủ số lượng, làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả nên sử dụng nhân lực của các công ty cung cấp sự kiện để đảm bảo chất lượng.

Các tiết mục trong sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Chương trình chia làm các phần khác nhau nên lựa chọn đan xen các bài phát biểu là những tiết mục văn nghệ, nghệ thuật phục vụ khách mời hoặc cung cấp tiệc nhẹ phục vụ khách mời tham dự trong khi thưởng thức các tiết mục nghệ thuật.

Chuẩn bị các phần quà dành cho khách mời, gửi lời cảm ơn chân thành, trả lời các vấn đề thắc mắc từ những người tới tham dự, khẳng định giá trị, chất lượng sản phẩm dịch vụ mà công ty, doanh nghiệp đưa tới cho khách hàng.