Sự kiện khai trương là một hoạt động quan trọng với bất kỳ một công ty, doanh nghiệp hay cửa hàng nào mong muốn có một chặng đường kinh doanh phát triển thuận lợi trong tương lai.
Bài viết dưới đây phần nào giúp ban tổ chức có thể có một buổi lễ khai trương thành công, tốt đẹp, được thực hiện theo một quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương
Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề
Đối với những người muốn làm sự kiện thì 3 yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng là những yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với nhau. Từ những thông tin mà khách hàng/cấp trên cung cấp như: mục đích của buổi tổ chức, số lượng khách mời, đối tượng tham gia … bạn phải lên được những ý tưởng, thiết kế lên một chương trình của buổi khai trương phù hợp, đáp ứng được những yêu cầu mà cấp trên/khách hàng đưa ra, và thu hút sự quan tâm của những người tham dự.
Lên kế hoạch
Công việc đầu tiên mà cần phải khi tổ chức event đó chính là nên một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể nhất. Từ việc kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp bỏ ra, bạn có thể căn cứ vào đó mà thiết lập nên những hạng mục, những kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp, chính xác nhất khi tổ chức lễ khai trương. Khi mà bạn xây dựng xong một bản kế hoạch thì công việc thực hiện trở nên tiện lợi, nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.
Lên nội dung cho sự kiện khai trương
Chắc chắn làm kinh doanh ai cũng sẽ coi trọng hình ảnh của doanh nghiệp, họ luôn cố gắng gây dựng lên những hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Và đây chính là cơ hội tốt cho họ, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ được phụ thuộc rất nhiều vào buổi event khai trương này. Chính vì thế bạn cần phải lên một nội dung độc đáo, đặc sắc,và ấn tượng nhất. Ví dụ như bạn có thể đan xen các tiết mục văn nghệ, trình diễn thời trang, hoặc những trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp bạn giúp cho khách hàng ghi nhớ tới buổi tổ chức lễ khai trương, khánh thành, tới doanh nghiệp lâu hơn.
Các công việc cần chuẩn bị cho sự kiện khai trương
- Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện khai trương
- Làm thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch
- Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời
- Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức , các hạng mục trang trí
- Lên danh sách số lượng khách mời
Tiến hành sự kiện khai trương
- Treo banner, cờ phướn bên ngoài khu vực lễ
- Lắp đặt cổng chào, cột barrier, trải thảm đỏ, đặt cây cảnh dọc lối đi vào khu vực lễ
- Lắp đặt nhà bạt, backdrop, sân khấu, bàn ghế, trải thảm
- Trang trí khu vực tổ chức tiệc
- Chuẩn bị dụng cụ cắt băng khánh thành
- Dọn dẹp vệ sinh
Nội dung sự kiện khai trương
Tiếp tân phải là những người chuyên nghiệp xử lý mọi tình huống nhanh nhẹn, đặc biệt ngoại hình phải ưa nhìn mặc đồng phục đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời
- Tổ chức múa lân rồng để mở đầu buổi lễ
- Các tiết mục văn nghệ phải hấp dẫn, độc đáo
- Thông báo mục đích, ý nghĩa của buổi lễ
- Giới thiệu các đại biểu tham gia và lời phát biểu của chủ doanh nghiệp
- Tiến hành các nghi thức khai trương khánh thành: cắt băng khánh thành
- Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có)
Kết thúc sự kiện khai trương
- Tháo dỡ, thu gom các thiết bị
- Dọn dẹp vệ sinh toàn bộ khu vực
- Họp rút kinh nghiệm
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương
Để có một sự kiện khai trương đúng nghĩa, không hời hợt và gây ấn tượng, doanh nghiệp cần chú ý đến 3 vấn đề sau đây:
Trang trí sự kiện khai trương
Không gian buổi lễ phải được trang trí theo một concept thống nhất về màu sắc, chủ đề và truyền tải được thông điệp mà chủ doanh nghiệp mong muốn như sản phẩm, dịch vụ, tầm nhìn, giá trị cốt lõi…
Các tông màu chủ đạo được sử dụng để trang trí không gian thường là vàng – thể hiện tài lộc, phát đạt; đỏ – sự may mắn, thông hành; xanh dương – niềm tin, hy vọng vào một khởi đầu tốt đẹp; trắng – tinh tế, nhẹ nhàng, tạo lòng tin nơi khách hàng…
Bên cạnh đó, bạn phải thật lưu ý trong việc lựa chọn màu sắc trang trí, đặc biệt là những màu kiêng kỵ với tuổi của chủ doanh nghiệp. Đã có rất nhiều trường hợp phạm phải sai lầm nghiêm trọng trong việc lựa chọn màu sắc “xung khắc” góp phần gây ảnh hưởng không tốt tới hoạt động kinh doanh. Ví dụ đối với chủ doanh nghiệp có mệnh Thủy, tuyệt đối không sử dụng màu đỏ. Ngược lại, người mệnh Hỏa thì tránh màu xanh.
Hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp
Điều quan trọng nhất làm nên thành công của một buổi lễ khai trương chính là ấn tượng mà doanh nghiệp ấy để lại cho khách hàng tham dự.
Không gian trang trí đẹp mắt, nội dung chương trình hấp dẫn, khâu tổ chức chuyên nghiệp, trải nghiệm sản phẩm dịch vụ tuyệt vời sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp và gây dựng được lòng tin nơi khách hàng.
Một khởi đầu tốt đẹp sẽ mang đến may mắn, phát đạt, thịnh vượng, giúp chuyện làm ăn của bạn thuận buồm xuôi gió. Chính vì vậy, một quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương cần có sự đầu tư kỹ càng, chuyên nghiệp, nhất quán trong khâu tổ chức.
Cách thức truyền thông của doanh nghiệp trước sự kiện
Để quảng bá và thu hút khách hàng tiềm năng đến với buổi lễ khai trương, bạn cần có một chiến lược riêng, cụ thể như:
- Tạo event trên Facebook
- PR, quảng cáo, truyền thông giới thiệu về sự kiện trên một số trang báo điện tử phổ biến như Vietnamnet, Zing, afamily… ( tùy thuộc vào sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của bạn )
- Xây dựng kịch bản chương trình hấp dẫn với những hình ảnh đẹp làm tư liệu truyền thông
- Mời người nổi tiếng làm đại diện thương hiệu, đến tham gia buổi lễ khai trương.
Có thể thấy, khi tự tổ chức khai trương, ngoài việc phải đương đầu với những sự cố có thể phát sinh bất cứ lúc nào như thời tiết, hạng mục nhỏ lẻ không thống nhất, thiết bị kém chất lượng do chưa được kiểm định,… bạn sẽ phải đánh đổi nhiều hơn thế. Đó không chỉ là thời gian, công sức mà còn là hình ảnh, uy tín của chính bạn cũng như doanh nghiệp