Cách tổ chức sự kiện online thành công

Sự kiện trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. 

Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, youtube hoặc các kênh mạng xã hội như facebook, zalo, twitter, …

Những sự kiện online đã trở thành một kênh quảng bá quan trọng của nhiều sản phẩm, nhất là những công ty có khách hàng tiềm năng thường xuyên lướt net.

Việc tổ chức sự kiện hiện nay còn bao hàm cả tổ chức sự kiện trực tuyến và càng được tổ chức ngày càng nhiều. Nhưng tổ chức một online event làm sao cho hiệu quả và đo lường hiệu quả tổ chức sự kiện làm sao cho chính xác là điều trăn trở của những người thực hiện.

Chọn kênh thực hiện phù hợp

Nhiều công ty tổ chức sự kiện của mình trên một microsite được thuê thiết kế như một trang web độc lập hoặc là dành một phần riêng trên website của mình cho việc này. Việc này có thuận lợi là họ có thể có một trang web hoàn toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý tưởng về sự kiện của họ. 

Đi đôi với việc này là một chi phí đầu tư khá lớn cho việc xây dựng microsite trong khi thời gian sử dụng không lâu. Nhiều công ty chọn giải pháp khác: xây dựng chiến dịch (campaign) của mình trên một diễn đàn (forum) hay trang mạng xã hội trung gian.

Việc này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ cộng đồng có sẵn trên các mạng xã hội đó.

Những nhân tố đo lường hiệu quả (KPI) một sự kiện trực tuyến

Những sự kiện trực tuyến có một ưu điểm là có thể đo lường một cách khá chính xác các con số theo tiêu chí và mục tiêu đã đặt ra, tạo các survey thăm dò ý kiến, thậm chí lấy được database người tham dự một cách khá dễ dàng thông qua việc cho đăng ký thành viên.

Sau đây là một số tiêu chí quan trọng mà bạn có thể dùng để đo lường cho sự kiện của bạn:

• Lưu lượng trang: số lượng người tham dự Event, ngày giờ cao điểm, thấp điểm mà họ ghé thăm sự kiện của bạn
• Thông tin người tham dự: họ đến từ những nguồn nào, thông tin người tham dự, tỷ lệ độ tuổi, giới tính, địa phương…, sở thích, quan điểm của họ về vấn đề nào đó
• Mức độ tương tác của họ đối với Event: Số lượng tác phẩm dự thi, số lượt bầu chọn, số bình luận, số lượt xem tác phẩm…
• Tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate): Chẳng hạn trong số người truy cập vào website của bạn, bao nhiêu % đăng ký chơi game nhận quà, bao nhiêu % đăng ký dùng sản phẩm mẫu, tỷ lệ phản hồi trên lượt xem…
• Mức độ phát tán thông điệp của bạn, thông qua các Event họ đã chia sẻ, tin họ đã gởi cho bạn bè qua Yahoo Messenger, mạng xã hội…

Từ những tiêu chí này, bạn có thể đặt ra những mục tiêu cho mình để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Vào lần đầu chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến, hoặc tổ chức trên các trang mà bạn chưa quen thuộc, việc đặt mục tiêu cho sát thực tế sẽ tương đối khó khăn. Khi đó bạn nên tham khảo thêm các sự kiện tương tự với sự kiện của bạn đã được những người khác tổ chức trước đó để cân nhắc.

Ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến sáng tạo

Hãy phân loại đối tượng và cung cấp cho người tham dự tất cả những gì họ muốn và cung cấp các cách để kết nối thông qua các tính năng trò chuyện để truyền tải trọn vẹn những thông điệp và giá trị của thương hiệu đến với người dùng trực tuyến.

Bằng cách này, bạn có thể đưa thương hiệu của bạn gần gũi hơn và lan tỏa hơn trong cộng đồng. Hãy biến những hoạt động của bạn thành 1 sự kiện trực tuyến:

• Tổ chức một hội thảo/ hội nghị khách hàng trực tuyến
• Họp đại hội cổ đông trực tuyến
• Ra mắt sản phẩm mới hoặc demo sản phẩm trực tuyến
• Tổ chức các buổi workshop, webinar, hướng dẫn kỹ năng trực tuyến
• Phỏng vấn trực tuyến một người có ảnh hưởng trong ngành của bạn
• Tổ chức một loạt các khóa học online cho khách hàng
• Tổ chức chương trình ca nhạc, giải trí trực tuyến để tri ân khách hàng
• Gameshow online

Xác định loại hình sự kiện phù hợp với hình thức tổ chức trực tuyến

Không phải loại sự kiện nào cũng có thể tổ chức trên không gian trực tuyến. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Một số sự kiện thường là diễn đàn để thảo luận và kết nối các mối quan hệ. Đừng lo lắng về những hạn chế của việc kết nối và xây dựng mối quan hệ. Bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào phần bình luận và những cuộc trò chuyện trong sự kiện trực tuyến, bạn có thể tạo ra không gian để mọi người tương tác, chia sẻ suy nghĩ và thảo luận về sự kiện.

Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện trực tuyến

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được lên kế hoạch, kịch bản từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Đối với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website như là các dạng hội thảo trực tuyến (webinar) hoặc sử dụng các phần mềm/ App trực tuyến. Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.

Ngoài ra, nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nối với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn, bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

Đừng tiết kiệm chi phí đầu tư vào các thiết bị sản xuất

Việc đầu tư đúng mức vào thiết bị sản xuất sự kiện trực tuyến nhằm hạn chế sự kiện bị gián đoạn giữa khi đang phát sóng, điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự. Đừng bỏ qua một số điểm sau để đảm bảo rằng khán giả vẫn đang dõi theo bạn:

• Kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng
• Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm có chất lượng cao
• Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.

Đừng quên duyệt trước những nội dung chính của sự kiện trực tuyến

Việc tổ chức sự kiện trực tuyến được phát trực tiếp. Do đó kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Kịch bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương trình. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận với nhau trước khi sự kiện diễn ra để thống nhất lại các vấn đề. Đồng thời, chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

Sự kiện online có tiềm năng đem lại số lượng khán giả tham dự đông gấp nhiều lần hoặc rất nhiều lần so với sự kiện offline, bởi sự kiện online không giới hạn về quy mô và số lượng người tham dự. Và bạn cũng có một dữ liệu người tham gia đủ tiềm năng cho những lần tổ chức sau, một điều mà tổ chức sự kiện tại chỗ không mang lại được. Việc bạn cần làm ở những sự kiện tiếp theo chỉ là sử dụng tập dữ liệu khách hàng có sẵn từ những sự kiện trước để tổ chức một sự kiện thật hay ho, thu hút họ tham gia.

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp và ấn tượng là điều không hề dễ dàng. Những với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến được chia sẻ trên đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho sự kiện của bạn. Hãy bắt đầu cho sự thay đổi bằng cách tổ chức sự kiện của bạn trên môi trường trực tuyến.