Tổ chức sự kiện là công việc vô cùng thú vị song cũng có rất nhiều hạng mục cần phải lưu tâm mà nếu người chưa có kinh nghiệm rất dễ mắc phải lỗi. Hậu quả không chỉ ảnh hưởng đến một vài cá nhân mà liên lụy đến rất nhiều người, thậm chí là làm hỏng một sự kiện, để lại ấn tượng xấu với đối tác.
Dưới đây là những tips nhỏ giúp bạn tổ chức sự kiện phù hợp với hoàn cảnh, địa điểm và các sự kiện, để lại ấn tượng nhất.
Tổ chức sự kiện lễ hội
Ở mỗi vùng miền , mỗi lễ hội đều có những nét độc đáo riêng, nên để tổ chức lễ hội sự kiện cộng đồng thành công thì đòi hỏi bạn phải là người có sự am hiểu sâu sắc, tường tận về văn hóa của địa phương đó.
Vấn đề đặt ra cho những người làm tổ chức lễ hội cộng đồng là làm sao để vẫn giữ được những nét truyền thống kết hợp với những xu hướng mới để cho lễ hội được độc đáo, ấn tượng và hấp dẫn mọi người hơn.
Lễ hội thường có tục hèm hoặc có diễn xướng dân gian độc đáo, ngoài ra còn có: đình (đền…), còn sắc phong, có thần phả, có rước, có tế, có nhạc bát âm, có múa hoặc hát thờ, có trò chơi dân gian, có lễ vật đặc biệt, có đọc sớ bẳng chữ nho…
Người tổ chức lễ hội cần phải có:
- Xây dựng kịch bản chi tiết,cụ thể có sức hấp dẫn, độc đáo và đầy sáng tạo;
- Giấy phép tổ chức thực hiện đầy đủ và đúng pháp lý;
- Chuẩn bị đầy đủ thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (nhà lều nhà bạt, sân khấu, bàn ghế, palet, âm thanh ánh sáng, màn hình led, cổng hơi, thiết kế in ấn banner…);
- Tổ chức nhân sự: người mẫu , lễ tân, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ, quay phim, chụp ảnh, múa lân…;
- Giữ trật tự an ninh trong toàn bộ lễ hội;
- Tiết kiệm chi phí tổ chức theo ngân sách…
Lễ hội là sự kiện có quy mô tương đối lớn. Vì vậy, bạn nên chọn các đơn vị tổ chức sự kiện lớn và chuyên nghiệp để đảm bảo lễ hội diễn ra thuận lợi vì chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể kéo theo nhiều hệ lụy ngoài tầm kiểm soát.
Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty
Để tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, bạn nên căn cứ vào quy mô sự kiện cũng như mức ngân sách trước khi lên kế hoạch. Dưới đây là kế hoạch tổ chức sự kiện thành lập công ty:
- Xác định chủ đề, ý tưởng của buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty
Chủ đề của buổi lễ có thể dựa vào màu logo, sản phẩm của công ty hay ngày tháng, số năm thành lập doanh nghiệp. Chủ đề sẽ quyết định đến cách thiết kế, bài trí không gian buổi lễ.
- Xây dựng kịch bản cho buổi lễ kỷ niệm
Trước hết là kịch bản sơ bộ và sau đó là kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm. Kịch bản được xây dựng dựa trên nội dung phù hợp với văn hóa cũng như ngân sách của công ty.
- Chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
Địa điểm tổ chức rất quan trọng vì đây là nơi diễn ra toàn bộ nội dung của buổi lễ.
Nếu là sự kiện có quy mô lớn thì có thể tổ chức tại các trung tâm hội nghị – tiệc cưới hoặc khách sạn – nhà hàng có hội trường lớn hoàn tráng. Hình thức này cần phải nghiên cứu kỹ địa điểm và thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dàn dựng sân khấu cũng như chuẩn bị thiết bị như màn hình led, đèn chiếu, âm thanh, ánh sáng, quay chụp…
Sự kiện nhỏ có thể chọn địa điểm là chính khuôn viên công ty nếu đáp ứng đủ yêu cầu hoặc ngay tại các khách sạn, nhà hàng, hội trường. Ngoài ra, cũng có thể lựa chọn tổ chức tiệc ngoài trời nếu lựa chọn được địa điểm phù hợp. Tuy nhiên, tiệc ngoài trời cần chú ý đến yếu tố thời tiết để tránh bị thất bại khi tổ chức.
Chọn địa điểm cũng cần chú ý đến việc sắp xếp chỗ ngồi, bàn tiệc và các khu vực mời khách, tuyệt đối không được nhầm lẫn.
- Chọn thực đơn cho buổi lễ
Tiệc được đặt thông thường bởi chính nhà cung cấp địa điểm. Thực đơn món ăn bao gồm tiệc mặn và tiệc ngọt. Tùy thuộc tính chất và quy mô có thể chọn tiệc buffet hoặc tiệc bàn 6, 8 hay 10 khách. Các món ăn sẽ được nhà cung cấp tư vấn phù hợp.
- Thời gian tổ chức buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty
Lên lịch thời gian từ thời gian đón khách, khai mạc, thời gian diễn ra các chương trình và kết thúc…một cách chi tiết, cụ thể nhất.
- Gửi thiệp mời cho khách mời
Thiệp mời nên thiết kế ấn tượng, nội dung súc tích, cô đọng nhất. Trong đó, không thể thiếu tên người được mời, thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.
- Chuẩn bị quà tặng
Thông thường, trong buổi lễ kỷ niệm sẽ có các món quà tri ân khách tới tham dự. Đó là những món quà nhỏ nhưng ý nghĩa gắn liền với chủ đề của buổi lễ.
Ngoài ra không thể thiếu hoa và các món quà thông thường để dành cho phần bốc thăm trúng thưởng như là một hoạt động điểm nhấn của hầu hết các lễ thành lập công ty.
- Phân công nhân sự phụ trách các hạng mục
- Tổng duyệt chương trình
Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ hơn, việc tổng duyệt lại chương trình là điều không thể bỏ qua để đảm bảo buổi lễ kỷ niệm diễn ra đúng trình tự.
Tổ chức sự kiện khai trương
Khai trương là sự kiện vô cùng quan trọng. Khai trương thuận lợi, suôn sẻ thì kinh doanh khởi đầu thuận lợi. Nếu khai trương có bất cứ một sai sót nào thì ai nấy đều không vui, ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này.
Tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị các bước nào?
- Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm, quy mô tổ chức
- Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề, concept cho lễ khai trương
- Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
- Bước 4: Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện
- Bước 5: Viết kịch bản chi tiết cho sự kiện
- Bước 6:Truyền thông, quảng bá cho buổi lễ khai trương
- Bước 7: Chuẩn bị quà tặng, ưu đãi sự kiện cho khách tham dự
- Bước 8: Tổng kết, đánh giá sau sự kiện
Những điều cần lưu ý khi tổ chức lễ khai trương cửa hàng
- Chọn ngày khai trương cửa hàng phù hợp phong thủy và tử vi của gia chủ đem đến một năm kinh doanh may mắn, phát triển.
- Chuẩn bị mâm đồ cúng khai trương tươm tất, đầy đủ những lễ quan trọng như : hoa , trái cây, xôi, chè, trầu cau, … Điều quan trọng nhất vẫn là tâm ý và thành ý của người cúng.
Tổ chức sự kiện cho trẻ em
Dưới đây là một số lưu ý khi tổ chức sự kiện cho trẻ em:
- Có sẵn các kế hoạch kiểm soát rủi ro
Trẻ em là một đối tượng đặc biệt, việc tổ chức sự kiện có rất nhiều vấn đề cần phải kiểm soát tốt bởi vì nếu chỉ cần sảy ra sai sót thì hậu quả rất lớn. Không như người lớn, trẻ em rất khó quản lý, dễ náo loạn, vì vậy phải thật cẩn thận khi tổ chức các sự kiện dành cho trẻ.
- Tổ chức sự kiện phù hợp tâm lý trẻ em và phù hợp sự kiện
Ngoài ra, bởi vì đối tượng trẻ em đặc biệt thích không khí vui tươi, nhộn nhịp cho nên người tổ chức cần nắm bắt tâm lý trẻ em thật tốt để tổ chức các chương trình phù hợp cho trẻ.
Chẳng hạn, bé gái thường thích công chúa, bóng bay, các vật dụng dễ thương, đáng yêu còn bé trai thích siêu anh hùng hay các nhân vật hoạt bát, mạnh mẽ.
Chẳng hạn, đối với trung thu sẽ có cách bài trí với đèn ông sao, đèn lồng, múa lân, chị hằng, chú cuội được các bé ưa thích còn tết thiếu nhi thì nên có các hoạt động kết hợp giữa con cái và cha mẹ…
Đó là về ý tưởng còn khi tổ chức sự kiện cho trẻ em, mỗi một vật dụng, chất liệu dùng trong thiết kế cũng phải chú ý tới đối tượng trẻ.
Ví dụ bàn ghế, vật dụng nên ở trong tầm với của trẻ; các đồ vật được dựng chắc chắn tránh bị đổ khi trẻ vô tình đụng trúng; chất liệu dùng trong sự kiện nên mềm dẻo, an toàn với bé, tránh vật sắc nhọn hay có sức sát thương vô tình làm hại trẻ…
- Quà tặng cho trẻ: Ấn tượng của các bé sau buổi tiệc cũng rất quan trọng, vì vậy bạn hãy gửi những tấp thiệp cảm ơn ngộ nghĩnh, hoặc các món quà nho nhỏ như cuốn sổ tay, cuốn lịch để bàn, sách vở, các cây bút được trang trí đẹp mắt… để khi về bé sẽ luôn nhớ đến event của bạn khi thấy các món quà đó.
- Đặc biệt chú ý đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm trong khâu tổ chức ăn uống trong sự kiện.
Tổ chức sự kiện đính hôn, cưới hỏi
Đính hôn hay cưới hỏi là những sự kiện liên quan đến các cặp đôi trong ngày hạnh phúc, có sự hiện diện của rất nhiều người trong gia đình, đối tác, bạn bè. Vì vậy, các cặp đôi thường rất kỹ tính và chú trọng đến hình thức, ý tưởng tổ chức.
Tùy thuốc vào kinh tế, các cặp đôi có thể lựa chọn rất nhiều ý tưởng khác nhau, chung quy lại đều ở hai hình thức sau:
- Sự kiện ngoài trời
Các cặp đôi tổ chức sự kiện tại nhà thường có mức đầu tư lớn và yêu cầu cao về ý tưởng.
Tiệc đính hôn thường có quy mô nhỏ hơn và thân mật, cần sự ấm áp mà vẫn lung linh lãng mạn.
Tiệc cưới hỏi ngoài trời có quy mô lớn cần phải được kiểm soát chi tiết về toàn bộ quá trình diễn ra để đảm bảo diễn ra thuận lợi.
- Sự kiện trong nhà
Sự kiện được tổ chức trong nhà có rất nhiều địa điểm như các nhà hàng, khách sạn, các trung tâm tiệc cưới…lớn nhỏ khác nhau đem lại không khí ấm cúng mà vẫn không kém phần sang trọng.
Nhìn chung, các sự kiện trong nhà dễ dàng được kiểm soát hơn sự kiện ngoài trời.
Cặp đôi không quá cầu kỳ có thể chọn lựa luôn dịch vụ của các nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới. Cặp đôi cầu kỳ muốn có những ý tưởng riêng thì cần chuẩn bị sớm để kế hoạch diễn ra thuận lợn.
Một số vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện
- Thời gian diễn ra sự kiện: Đính hôn, cưới hỏi thì thời gian diễn ra phụ thuộc vào gia chủ bởi vì thường cần phải xem ngày, chọn ngày phù hợp với tuổi.
- Khách mời: số lượng khách mời và cách sắp xếp khách mời cần được sự tham vấn của gia chủ để có sự sắp xếp hợp lý để vừa lòng khách đến, vui lòng khách đi.
- Chuẩn bị kỹ càng, tổng duyệt trước âm thanh, ánh sáng, đạo cụ để buổi tiệc diễn ra thuận lợi. Bảo quản vật dụng, đạo cụ thật tốt chẳng hạn tính toán thời gian để hoa luôn tươi và đẹp nhất trong suốt buổi lễ.
- Quay chụp là một phần không thể thiếu.
- Chương trình ấn tượng của sự kiện. Mặc dù cô dâu – chú rể là hai nhân vật chính và ấn tượng của buổi lễ, nhưng để sự kiện thêm phần thú vị, có thể thiết kế thêm các chương trình nhỏ xen lẫn như chiếu lại kỷ niệm, câu chuyện của cô dâu – chú rể; chương trình vui chơi có thưởng dành cho khách mời; giao lưu trò chơi có sự tham gia của cả gia chủ và khách mời…
- Quà cho khách mời: trong một số sự kiện, khách mời có thể nhận được một vài món quà nho nhỏ, dễ thương trước khi rời buổi tiệc để thêm phần ấn tượng.
Tổ chức sự kiện có muôn vàn cách. Trong đó, có rất nhiều vấn đề cần lưu ý như ý tưởng, chủ đề phù hợp với tài chính hay mong muốn của gia chủ đồng thời cách kiểm soát để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Nếu chuẩn bị kỹ càng chi tiết thì sự kiện càng thành công.