Cách tổ chức sự kiện tất niên cho công ty tại văn phòng đơn giản, tiết kiệm chi phí trong thời điểm khó khăn vì Covid-19

Chọn cách tổ chức sụ kiện tất niên cho công ty chủ yếu phụ thuộc vào tài chính để quyết định quy mô. Tài chính lớn sẽ tạo nên những chương trình hoành tráng nhưng không phải lúc nào tài chính lớn cũng có thể tổ chức nên những chương trình độc đáo, hấp dẫn mà quan trọng nhất là ở ý tưởng. Dưới đây là một vài gợi ý cho bữa tiệc cuối năm sắp tới đơn giản, tiết kiệm trong thời điểm khó khăn vì dịch bệnh.

Năm nay là một năm khó khăn đối với hầu hết các doanh nghiệp. Giữa thời điểm khó khăn này, nếu như tổ chức một chương trình tất niên hoành tráng sẽ rất tốn kém chi phí, và đó là điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng ghánh được.

Tuy nhiên, một bữa tiệc tất niên tổng kết lại một năm vừa qua, mở ra những triển vọng cho năm mới là điều không thể thiếu. Nó là động lực tinh thần cho mỗi nhân viên trong công ty thêm gắn bó và cố gắng. Đồng thời, thông qua chương trình tất niên có thể gửi gắm nhiều thông điệp khiến các đối tác hiểu công ty và gắn bó cùng đồng hành vượt qua giai đoạn khó khăn.

Tổ chức sự kiện tất niên cho công ty tại văn phòng cần chú ý

• Thiết kế, trang trí phù hợp với diện tích, không gian.

Tùy thuộc vào không gian lớn, nhỏ và kết cấu văn phòng để lựa chọn thiết kế tiệc tất niên cho phù hợp. Nếu bạn thuê một tầng trong một tòa nhà văn phòng thì mặt bằng lớn cho phép bạn trang trí khá lộng lẫy và thoải mái, nhiều khách mời có thể đứng và theo dõi cùng lúc.

Nếu văn phòng của bạn là một tòa nhà nhiều tầng, mỗi mặt sàn có diện tích nhỏ vậy thì bạn buộc phải thiết kế sao cho đảm bảo hài hòa, mọi người đứng trong những không gian khác nhau không bị cảm thấy quá lạc lõng và xa cách.

• Số lượng khách mời phù hợp với diện tích công ty.

Cũng như đối với thiết kế thì số lượng khách mời phụ thuộc vào quy mô và diện tích công ty bạn.

Nếu công ty bạn có diện tích lớn, nằm trên một mặt sàn thì bạn rất dễ dàng bài trí và chia ra các không gian theo chủ đề để đón tiếp thực khách.

Nhưng nếu công ty bạn là nhà tầng mà một mặt sàn rất nhỏ thì bạn xác định sảnh chính nằm ở đâu, bao nhiêu người có thể đứng ở đó, các không gian khác bài trí phù hợp, số lượng người đứng phù hợp để có thể ứng biến trước mọi tình huống.

Không nên vì muốn tổ chức hoành tráng, mời nhiều khách trong khi diện tích không cho phép.

• Đặt tiệc phù hợp với không gian.

Vẫn là bài toán về không gian. Không gian lớn thì dễ dàng bày biện bàn tiệc, không gian nhỏ thì khó khăn hơn.

Nếu là mặt sàn thì bạn có thể tổ chức tiệc buffet tại một khu vực và vị trí ghế ngồi ở khắp nơi để thực khách thưởng thức một bữa tiệc đứng ngon miệng.

Nếu là nhà tầng thì có thể chọn tiệc theo mâm tại mỗi khu vực hoặc buffet tại từng tầng. Tránh để tình trạng chỉ tập trung đồ ăn tại một khu vực khiến thực khách phải di chuyển hết tầng nọ qua tầng kia mới có được một bữa ăn sẽ chẳng thể nào mà vui vẻ nổi.

• Đừng quên chăm chút thiệp mời

Thiệp mời là ấn tượng đầu tiên của khách khi quyết định có đến bữa tiệc hay không. Bạn nên đầu tư một chút:

• Về hình thức: Sang trọng, thể hiện sự cầu thị và trân trọng người được mời. Màu sắc thống nhất với thiết kế của bữa tiệc.
• Về nội dung: Bữa tiệc có đầy đủ thông tin cần thiết về địa chỉ, thời gian, nội dung chính mời ai, ai mời, chủ đề bữa tiệc.

Thiết kế tiệc tất niên ngay tại văn phòng như thế nào?

Bạn đã có không gian rồi, bạn đã xác định được quy mô, số lượng khách mời rồi thì bạn cần có ý tưởng thiết kế độc đáo.

Tổ chức tại văn phòng tất nhiên khó có thể mang nguyên hệ thống âm thanh, ánh sáng hoành tráng, đèn trùm lộng lẫy, hoa tươi rợp trời vào văn phòng nhưng để bữa tiệc tất niên mang bản sắc riêng thì không hề khó.

• Phần cổng vào

Đầu tiên là phần cổng đón tiếp.

Nếu cả tòa nhà là công ty bạn thì đơn giản rồi. Bạn có thể trang trí ngay từ cổng vào nhà nhưng nếu là văn phòng trong tòa nhà thì sao? Bạn nhất thiết phải trang trí từ sảnh, có biển chỉ dẫn thậm chí có người đón tiếp từ các hầm để xe, từ sảnh tầng 1 cụ thể, chi tiết và rõ ràng để khách khứa tránh bị lạc đường. Đây còn là cơ hội để bạn quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp và đẹp của đơn vị mình với khách của chính tòa nhà.

Ngoài ra, bạn cần thiết kế thêm phần cổng đón tiếp tại cửa văn phòng hoặc tại tầng mà văn phòng của bạn đang hoạt động.

Ý tưởng thiết kế phần cổng nên gây ấn tượng và độc đáo để thu hút và có màu sắc thống nhất với màu sắc trang trí trong sảnh và khu vực chính.

• Phần sảnh chính

Sảnh chính nên cố gắng sắp xếp để có diện tích lớn đủ cho sếp của bạn đón tiếp khách khứa, giao lưu và trò chuyện cũng như là nơi diễn ra những hoạt động chính nhất như giới thiệu chương trình, phát biểu, giao lưu….

Nếu văn phòng có diện tích lớn, bạn có thể thiết kế để sảnh này nằm ở giữa công ty, nơi giao hòa của nhiều không gian để tất cả thực khách tại mọi vị trí có thể dễ dàng quan sát, lắng nghe và tham gia vào chương trình.

Nếu văn phòng là tòa nhà tầng thì sảnh chính nên nằm tại tầng 1 hoặc 2 để khách không phải di chuyển quá nhiều. Sảnh chính cũng cần đáp ứng tiêu chí rộng rãi, thoáng đãng, là nơi diễn ra các hoạt động chính.

• Khu vực đặt tiệc

Không nhất thiết phải đặt tiệc ở sảnh chính.

Nếu văn phòng dạng một sàn rộng thì tiệc có thể đặt ở khu vực cạnh sảnh chính. Tiệc mặn một bên, tiệc ngọt một bên, khách khứa dễ dàng lấy đồ ăn và thưởng thức.

Nếu văn phòng nhà tầng thì mỗi tầng nên có một khu tiệc riêng để khách không phải di chuyển quá nhiều trừ khi họ muốn giao lưu.

Bạn cũng nên sắp xếp nhân sự sao cho tại mỗi khu vực đều có các trưởng phòng, trưởng ban để không khiến cho nhóm nào cảm thấy lạc lõng hay thiếu sự quan tâm.

• Những chi tiết trang trí đẹp cho văn phòng
• Về màu sắc: Thống nhất tone màu chủ đạo và phụ, tốt nhất là phù hợp với logo hoặc màu sắc của công ty.
• Hoa tươi là không thể thiếu để cho một văn phòng sinh động, nhiều hương sắc.
• Nếu có thể, nên có thêm đèn chùm, đèn giả, nến giả….bằng điện để tạo ánh sáng lung linh.
• Bóng bay kết cổng hoặc thả trần hoặc lơ lửng cho không gian thêm rực rỡ.
• Ngoài ra có thể có ruy băng, ảnh các thành viên, ảnh hoạt động của công ty…

Những hoạt động hấp dẫn khi tổ chức tiệc tất niên tại văn phòng

Tổ chức tiệc tất niên ngay tại văn phòng công ty tuy bị hạn chế về mặt diện tích, không gian, độ hoành tráng nhưng nếu thực hiện tốt khâu ý tưởng thì đây sẽ là dịp khiến hình ảnh công ty đẹp hơn trong mắt nhân viên cũng như trong mắt đối tác, bạn bè.

Bạn có thể tổ chức một vài hoạt động hấp dẫn như:

• Chương trình nghệ thuật

Bởi vì không gian nhỏ hẹp nên hoạt động ca múa nhạc không thể quá hoành tráng với đông người. Nếu có điều kiện, bạn có thể mời các ca sĩ chuyên nghiệp hát từ 1-2 ca khúc là đủ để khuấy động bầu không khí. Nếu không, bạn có thể tìm các ca sĩ chưa thành danh, chi phí thấp hơn mà vẫn mang đến tiết mục đặc sắc.

Đừng quên những cây văn nghệ ngay tại công ty. Đội ngũ nhân viên công ty có rất nhiều người tài năng với ca hát, chơi đàn….chắc chắn sẽ mang đến những tiết mục ấn tượng cho bữa tiệc.

Nếu muốn mới mẻ hơn, bạn có thể lựa chọn những bộ môn nghệ thuật hấp dẫn ít được chú ý hơn mà lại có thể khuấy động bầu không khí chẳng hạn như ảo thuật, múa rối đèn chiếu,…

• Hoạt động gắn kết

Một bữa tiệc muốn sôi động không thể thiếu được các hoạt động gắn kết nhân viên.

Bởi vì không gian có hạn nhưng bạn vẫn có thể tạo ra những hoạt động gắn kết hấp dẫn chẳng hạn như:

• Tất cả cùng hát ca vang lên bài hát truyền thống của công ty.
• Tất cả cùng tham gia trả lời câu hỏi của ban tổ chức
• Tạo số thứ tự ngay từ đầu và bắt cặp ngẫu nhiên giữa các thành viên để khiêu vũ, chơi trò chơi…có thưởng.
• Chương trình rút thăm may mắn với các phần quà giá trị.
• Quà sau buổi tiệc

Có một hoạt động ít ai để ý đó là tặng quà cho khách sau khi kết thúc buổi tiệc. Nếu như thực khách đã có một bữa tối tuyệt vời thì sẽ càng ấn tượng sâu sắc và vui vẻ hơn nếu nhận được một món quà nhỏ khi ra về.

Món quà nhỏ không nhất thiết có giá trị cao:

• Nó có thể là một sản phẩm nhỏ mà công ty đang kinh doanh chạy nhất hoặc sắp ra mắt. Trường hợp này cần lưu ý không chọn sản phẩm kém chất lượng, sản phẩm hết hạn, ế, giá rẻ mà nên chọn sản phẩm tốt. Coi như đó là quà dùng thử và thăm dò thị trường. Có thể sẽ có kết quả bất ngờ về sau.
• Quà tặng cũng có thể chỉ cần là một túi bánh từ thương hiệu bánh nổi tiếng.
• Quà tặng cũng có thể sắp xếp vài ba món để khách lựa chọn nếu nhà có con cái, có vợ, có bạn gái, có cha mẹ già….sẽ thích những món khác nhau.
• Tiễn khách

Đón tiếp khách diễn ra rất tốt nhưng tuyệt đối không được quên hoạt động tiễn khách. Hãy cẩn trọng và chú đáo, thể hiện sự trân trọng để vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi. Như vậy, bạn đã tổ chức một bữa tiệc vô cùng thành công.