Cách tổ chức sự kiện tiếng anh

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo trong cả ý tưởng và hành động. Tổ chức sự kiện tiếng anh lại còn thử thách hơn nữa khi mà nội dung và cách vận hành xuyên suốt sự kiện không dừng lại ở tiếng mẹ đẻ mà là sử dụng ngôn ngữ thứ 2.

Vậy nên lập một kế hoạch trước khi lên các ý tưởng sáng tạo là điều quan trọng nhất. Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tiếng anh thành công bạn nên tham khảo:

Bước 1 : Xác định loại sự kiện muốn làm

Trước khi lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm là sự kiện gì : Lễ khởi công – động thổ, Lễ khánh thành – khai trương,… Việc xác định được loại sự kiện sắp làm là rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn định hướng và hình dung được những hạng mục công việc sẽ làm trong sự kiện.

Bước 2 : Xác định mục tiêu của sự kiện và kết quả đạt được

Xác định mục tiêu của sự kiện : khi tổ chức sự kiện bạn muốn quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu hay cũng có thể là để tri ân các khách hàng và các nhà cung cấp đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Cũng có thể là để ra mắt một sản phẩm mới, công nghệ mới, hay nhà máy mới,…Và điều quan trọng nữa là sẽ tạo được ấn tượng với người tham gia sự kiện.

Bước 3 : Xác định ngày tổ chức sự kiện

Xác định ngày tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Có thể lấy ví dụ như lễ khởi công – động thổ theo quan niệm của người Việt Nam đây là nghi lễ khởi đầu mang tính trang trọng nên việc lựa chọn ngày đẹp, hợp với tuổi của chủ đầu tư là rất quan trọng, nó tượng trưng cho một sự khởi đầu may mắn và suôn sẻ.

Bước 4 : Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện

Xác định việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất

Bước 5 : Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện

Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng.
Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu.

Bước 5 : Dự kiến thời gian sự kiện

Vạch ra tất cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi.
Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự kiện này.

Bước 6: Nắm vững một số thuật ngữ chuyên ngành về tổ chức sự kiện thường sử dụng

Event manager: người tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện)
Plan an event: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Event planner: Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Event company: công ty sự kiện
Event management: quản lý sự kiện
Event management company: công ty tổ chức sự kiện
Event organizer: nhân viên tổ chức sự kiện
Event executive: điều hành sự kiện
Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện
Agency: Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông
Supplier: Nhà cung cấp
Celebrity hoặc Celeb (Việt Nam thường gọi tắt là Celeb): Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng
Backstage: Hậu trường, phía sau sân khấu
Master Plan: Kế hoạch sự kiện tổng thể
Event Agenda: Kịch bản chương trình
Proposal: Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.
Rehearsal: Tổng duyệt, chạy thử chương trình.
Stage platform: Sàn sân khấu
Deadline: Thời hạn hoàn thành sự kiện
Exhibition: Triển lãm
Master of the Ceremonies: Người dẫn chương trình
Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng
Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối
Guest: Khách tham dự sự kiện
In house hoặc indoor event: Sự kiện trong nhà
Out house hoặc outdoor event: Sự kiện ngoài trời
Event flow: kịch bản chương trình
Wings: Cánh gà sân khấu
Schedule: Tiến độ
Spotlight: Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn
Audio Visual aids: Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu
AV system (Audio Visual System): Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Delegate: Đại biểu, khách VIP
Stage Hand: Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.
Event venue: Địa điểm tổ chức sự kiện
VAT: Thuế giá trị gia tăng (10%)
Hidden cost: Chi phí ngầm