Địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên, chi phí rẻ vẫn có thể tổ chức sự kiện hoành tráng

Tìm địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên thì điều cần quan tâm đó là tài chính và mục đích sự kiện. Có rất nhiều địa điểm phù hợp với các sự kiện dành cho sinh viên, dưới đây là một vài gợi ý:

Ba lưu ý khi tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên

Xác định mục đích của sự kiện

Mục đích sự kiện sẽ quyết định địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với các sự kiện liên quan đến chuyên môn, kỹ năng, đào tạo thì địa điểm nên là không gian kín như phòng hội thảo, workshop…để đảm bảo sự yên tĩnh và riêng tư cần thiết.

Đối với sự kiện mang tính giải trí, kết nối, cộng đồng thì nên là không gian mở, thoải mái, thân thiện.

Xác định quy mô sự kiện

Quy mô sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Sự kiện quy mô nhỏ thì chỉ cần địa điểm nhỏ, sự kiện quy mô lớn thì cần có không gian rộng.

Tài chính dành cho sự kiện

Tài chính là vấn đề cốt lõi trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Tài chính dồi dào thì lựa chọn địa điểm cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đa phần các sự kiện tổ chức cho sinh viên thì tài chính thường hạn hẹp và sử dụng vào các mục đích chính, địa điểm chỉ là phụ, không nên tổ chức quá hoành tráng.

Những địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên

Sau khi đã xác định được tài chính, quy mô và mục đích của sự kiện, việc lựa chọn địa điểm để tổ chức chương trình có thể khoanh vùng, đưa ra một vài địa điểm để xem xét:

Tổ chức sự kiện tại các công viên, khu vực công cộng

Công viên là địa chỉ ngoài trời, thích hợp với các sự kiện mang tính chất cộng đồng, gắn kết, giao lưu, chia sẻ ví dụ như sinh hoạt thường kỳ của các câu lạc bộ; lễ phát động chiến dịch tình nguyện; offline nhóm hội; dã ngoại giao lưu thành viên giữa các nhóm hội, tổ chức…

Tùy vào quy mô mà bạn có thể lựa chọn công viên cho phù hợp; chọn sinh hoạt miễn phí hay có trả phí. Rất nhiều công viên đều có khuôn viên dành cho vui chơi, sinh hoạt miễn phí và có khu vực trả phí, có thể lắp đặt phông bạt theo yêu cầu.

ở Hà Nội, có thể kể đến một số công viên nổi tiếng là địa chỉ diễn ra các sự kiện dành cho học sinh, sinh viên như: công viên Thống Nhất, công viên Bách Thảo, công viên Yên Sở, Ecopark, công viên Hòa Bình…

Các khu vực công cộng khác chẳng hạn như phố đi bộ, các tuyến đường lớn…khi tổ chức cần có sự cho phép của chính quyền địa phương.

Tổ chức sự kiện tại các sân vận động

Sân vận động là địa chỉ diễn ra rất nhiều sự kiện sinh viên lớn, có quy mô, thu hút đông đảo người tham dự như các sự kiện giải trí chẳng hạn Rock Storm, kết nối cộng đồng như giải chạy, đại hội thể thao…

Không chỉ tại các sân vận động chuyên nghiệp như sân vận động quốc gia Mỹ Đình, sân vận động Hàng Đẫy, sân tại các Quận mà còn có cá sân cỏ mini cũng thích hợp để tổ chức các sự kiện sinh viên quy mô nhỏ. Với không gian rộng lớn, thuận tiện trong viêc lắp đặt thiết bị hỗ trợ, phân bổ các khu vực hoạt động, nhân sự, lôi kéo số lượng lớn người tham dự,…các sân vận động là điểm đến quen thuộc được sinh viên ưa thích.

Tổ chức sự kiện ngay tại trường học

Một địa điểm thường thấy của các sự kiện mang tính sinh viên đó là tổ chức ngay tại trường đai học chẳng hạn như: khuôn viên sân trường, phòng cộng đồng, khu vực lớp học…thu hút sự chú ý của nhiều sinh viên trong và ngoài trường.

Các sự kiện này thường là các sự kiện mang tính cộng đồng, có ích cho cộng đồng như: ngày hội sinh viên hiến máu, ngày hội việc làm tư vấn hướng nghiệp,…

Để tổ chức các sự kiện tại trường cần thông qua sự cho phép và hỗ trợ từ phía nhà trường. Thông thường, bạn không hoặc ít khi mất chi phí thuê địa điểm khi bạn là sinh viên trong trường, sự kiện có ích cho xã hội và góp phần quảng bá hình ảnh đẹp về ngôi trường.

Tổ chức sự kiện tại các khu vực cho thuê giá rẻ

Tài chính là vấn đề quan trọng của mọi loại sự kiện. Đối với các sự kiện cho sinh viên, vấn đề này lại càng cần được quan tâm nhiều hơn. Vì vậy, tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên, ban tổ chức rất quan tâm đến giá thuê địa điểm các khu vực.

Rất nhiều các khu vực công cộng như nhà văn hóa Quận, Phường, hội trường lớn tại các cơ quan đều được tận dụng để cho thuê giá rẻ.

Tuy ở đây không được trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, đạo cụ hỗ trợ cho sự kiện một cách quy mô nhưng bù lại, giá thành khá rẻ và không có nhiều yêu cầu khắt khe đối với sự kiện hay ban tổ chức sự kiện như một số địa chỉ cho thuê tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

3 chi tiết quan trọng cần lưu ý khi tổ chức các sự kiện dành cho sinh viên

Người dẫn chương trình

Dẫn chương trình sự kiện cho sinh viên cần là người có kinh nghiệm, hiểu tâm lý sinh viên, khéo léo và linh hoạt trong ứng biến tình huống, thông thường đều là người trẻ.

Mặc dù bất cứ một sự kiện nào cũng đã có sẵn kịch bản nhưng MC giỏi không phải là người chỉ nhìn kịch bản để đọc mà còn phải biết tạo ra “nhiệt” hay giữ “nhiệt” trên sân khấu, cho chường trình thú vị.

Sử dụng công nghệ và những điều khác biệt

Sinh viên là những người trẻ năng động và khá ưa thích công nghệ. Vì vậy, trong các sự kiện nên kết hợp và sử dụng tối đa các nguồn lực công nghệ để hỗ trợ trong việc tổ chức sự kiện như hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, bộ đàm, màn hình led…nhằm mang đến cái nhìn chuyên nghiệp trong mắt những người tham dự.

Việc tạo ra sự khác biệt trong mỗi chương trình chính là cái sẽ để lại ấn tượng sâu sắc nhất đối với khách mời sau mỗi chương trình. Người trẻ như sinh viên nhiều ý tưởng và thường khá chú ý đến vấn đề ý tưởng, cho nên khi tổ chức sự kiện sinh viên cũng cần chú ý đến việc xây dựng những điều khác biệt.

Tổ chức sự kiện cho sinh viên cần chú ý các yếu tố khách quan và dự phòng tình huống

Các yếu tố khách quan như thời tiết, số lượng người tham gia tăng giảm đột biến,…có thể xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra. Mà các sự kiện này thường thì không thể diễn tập hay tổng duyệt trước nên sai sót là có thể xảy ra.