Giải nghĩa team building là gì?

Team building quả thực rất cần thiết cho hầu hết các đơn vị, tổ chức doanh nghiệp. Hoạt động này luôn đòi hỏi có sự phối hợp làm việc của các cá nhân và bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức.

Teambuilding lại càng thực sự cần thiết cho những tổ chức mà ở đó xuất hiện những mâu thuẫn và thiếu đoàn kết, gắn bó giữa các thành viên và bộ phận.

Khái niệm về team building

Team building là việc xây dựng đội ngũ tập thể, đây được coi là một thuật ngữ để nói về các loại hoạt động tập thể khác nhau được sử dụng để tăng cường quan hệ xã hội và xác định vai trò trong các nhóm, thường liên quan đến các nhiệm vụ hợp tác.

Team building là hình thức xây dựng tập thể từ các đội, nhóm nhỏ, thông qua các hình thức bằng hoạt động vận động hoặc trí tuệ để kết nối các thành viên thành tập thể lớn.

Đây là hoạt động cần thiết và quan trọng trong mỗi doanh nghiệp bởi nhằm gắn kết các nhân viên với nhau. Bởi lẽ doanh nghiệp không thể vững mạnh khi nhân sự không có tiếng nói chung, sự chia rẽ nội bộ chính và điểm chết của doanh nghiệp. Team building một hoạt động thiết thực để gắn kết thành viên trong doanh nghiệp lại với nhau.

Bằng các hoạt động, trò chơi trong chương trình, các thành viên sẽ không có khoảng cách, không phân biệt chức vụ, giới tính hay độ tuổi để cùng nhau chinh phục thử thách bản thân và hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của cả đội.

Hoạt động team building thường được diễn ra theo quý hoặc năm hay vào những dịp lễ quan trọng với địa điểm tổ chức cũng hết sức linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tổ chức team building làm hoạt động tổng kết một chiến dịch, kế hoạch, tổng kết quý hay mở đầu, tạo thời gian thư giãn cho nhân viên. Team building là hoạt động có thể tổ chức ở tất cả địa điểm như các địa điểm du lịch, bãi biển, resort, trong nhà hay chính trong khuôn viên của doanh nghiệp.

Các loại hình thức tổ chức team building

Team building có 2 hình thức phổ biến nhất: team building ngoài trời (Team building outdoor) và Team building trong nhà (Team building indoor)

Team building trong nhà (indoor)

Là hình thức tổ chức team diễn ra trong nhà, hội trường lớn và thường kết hợp với các chương trình hội nghị, hội thảo hướng tới mục tiêu đào tạo, phát triển doanh nghiệp. Cũng có thể do yếu tố thời tiết từ team building ngoài trời vào trong nhà.

Trò chơi team building trong nhà hay còn gọi là team building indoor games bao gồm chuỗi các trò chơi được tổ chức trong nhà, trong phòng , không đòi hỏi không gian rộng hay tỷ mỉ về dụng cụ. Các trò chơi team building trong nhà thường là các trò chơi team building trí tuệ, teamwork trí tuệ. 

Trong môi trường công ty hay văn phòng bạn có thể tận dụng được phòng họp, hội trường để tổ chức cho nhân viên để tăng hiệu suất làm việc khi các thành viên có dấu hiệu chán nản, mệt mỏi. 

Team building ngoài trời (outdoor)

Là hình thức phổ biến và dễ bắt gặp nhất trong các dịp du lịch, nghỉ dưỡng các buổi tổ chức gala, sự kiện. Team building ngoài trời còn có thể theo nhỏ theo địa điểm tổ chức, đối tượng tham gia hoặc theo concept. Những hoạt động vui chơi mang tính vận động, được tổ chức ngoài trời như công viên, bãi biển, bể bơi, resort… để xây dựng tinh thần đồng đội.

Chi phí tổ chức team building

Chi phí tổ chức team building luôn là điều quan tâm lớn nhất đối với khách hàng. Để việc tổ chức team building suôn sẻ thì mọi người cần chú ý đến những hạng mục chi phí khi tổ chức team building:

Chi phí phục vụ đoàn

• Chi phí di chuyển, vận tải của đoàn
• Chi phí khách sạn, nhà hàng ăn uống
• Chi phí hướng dẫn viên du lịch
• Bảo hiểm du lịch
• Chi phí vé tham quan

Chi phí tổ chức team building

• Chi phí mặt bằng địa điểm tổ chức team building
• Chi phí kịch bản team, thiết bị đồ game
• Chi phí nhân sự chương trình
• Chi phí sân khấu, backdrop, in ấn và thiết kế
• Chi phí âm thanh, ánh sáng
• Chi phí Media
• Chi phí tổ chức Gala

Ý nghĩa của việc tổ chức team building

Tổ chức team building là hoạt động cần thiết cho các doanh nghiệp. Đây không chỉ là hoạt động dành cho nhân viên, mà còn có ý nghĩa to lớn với doanh nghiệp, giải quyết những mâu thuẫn, thiếu đoàn kết cho các phòng ban, lấy hình ảnh truyền thông doanh nghiệp. 

Phát huy khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân 

Mỗi phần game đều cần sự góp sức của tập thể, mỗi ý kiến sẽ giúp tập thể mạnh hơn và các thành viên sẽ có những ý kiến cá nhân giúp ta tự training chính mình, được khẳng định vị trí của mình trong team.

Khẳng định tầm quan trọng của làm việc nhóm (teamwork)

Mục tiêu của chương trình team building là hướng đến tập thể vì vậy không thể cá nhân có thể tự gánh vác trách nhiệm tập thể, vì vậy các thử thách đều cần sự đồng lòng của cả tập thể.

Tăng cường nhận thức của mỗi thành viên

Trở thành team leader thông qua việc xây dựng kế hoạch, phân công công việc, vị trí và sắp xếp các thành viên. Như vậy không chỉ nhận ra tầm quan trọng của mình cũng như vai trò mắt xích từ các thành viên, khám phá ra được những vấn đề tiềm ẩn của nhóm.

Tạo động lực cho các thành viên

Trong chương trình ta có thể nhận thấy điểm mạnh của tập thể cũng như từng cá nhân, xây dựng niềm tin, tinh thần đoàn kết cùng hướng tới mục tiêu chung của công ty, tạo bầu không khí thư giãn thoải mái để giảm stress trong công việc hằng ngày.

Gắn kết tinh thần các thành viên trong đoàn 

Việc giao tiếp giữa các thành viên trong các phần thi, trò chơi team building vô tình đã phá rào cản giữa các thành viên, cho dù không phải cùng phòng ban, xóa đi khoảng cách cá nhân giữa tập thể.

Cũng vì vậy mà tổ chức team building còn là nguồn tài nguyên to lớn cho doanh nghiệp như:

• Tăng cường niềm tin nhân viên vào doanh nghiệp
• Xây dựng môi trường sáng tạo cho nhân viên
• Hình ảnh truyền thông của doanh nghiệp tới mọi người và địa phương
• Tư liệu TVC, báo chí, PR cho doanh nghiệp
• Cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với doanh nghiệp
• Tăng hiệu quả công việc.

Cách lên kế hoạch tổ chức team building

Xác định mục đích tổ chức team building 

Hãy để chương trình team building có ý nghĩa và để team building là mục tiêu chính của doanh nghiệp. Bạn cần biết chương trình này tổ chức cho ai, mục tiêu chương trình là gì, ý nghĩa nhận lại sau chương trình.

Xác định thời gian tổ chức team building 

Team building thường được tổ chức ngoài trời, vì vậy bạn cần tính toán thời gian tổ chức và thời điểm nào và thời gian diễn ra chương trình bao lâu. Team building có thể tổ chức vào dịp hè cùng những chuyến du lịch cùng công ty hoặc tổng kết hết quý, sau mỗi chiến dịch…

Xác định địa điểm tổ chức team building

Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức team building, có thể trong nhà, tại doanh nghiệp hoặc các địa điểm du lịch, bãi biển, resort… từ địa điểm ta có thể lựa chọn kịch bản chương trình sao cho hợp lý.

Xác định số lượng người tham gia

Việc xác định số lượng người tham gia chính xác sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp, chia đội, và các dịch vụ đi kèm chương trình team.

Lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp

Đa số ban tổ chức sẽ thuê xe khách để làm phương tiện di chuyển team building. Xe khách có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ…

Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng). Hạn chế việc thuê các xe chạy vận chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe).

Hoạch định ngân sách hợp lý

Dự toán ngân sách tổ chức là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức team building.

Cần phân biệt việc lập dự toán ngân sách và việc tính giá thành thực tế của sự kiện. Việc tính giá thành thực tế của sự kiện đó là việc tính toán tổng chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện. Còn đã là dự toán nó sẽ mang ý nghĩa là việc tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính.

Hoạch định rủi ro, giám sát chương trình team building

Khi tiến hành chương trình team building, ban tổ chức cần giám sát và kiểm tra tiến độ liên tục. Các phòng ban đảm nhiệm các nhiệm vụ cần báo cáo tiến độ hoặc các sự thay đổi trong kế hoạch. Để có nhiều phương án dự phòng khác khi sự cố xảy ra.

Doanh nghiệp nên thuê các công ty tổ chức sự kiện, du lịch uy tín để có thể quán xuyến cả chuyến đi. Nhằm tránh tình trạng doanh nghiệp luôn trong trạng thái quản lý chương trình mà quên mất mục đích chuyến đi là để vui chơi, thư giãn.

Chuẩn bị kịch bản tổ chức team building thật chu đáo

Các hoạt động phục vụ cho công tác tổ chức team building sẽ trở nên cuốn hút hơn nếu người  tổ chức sự kiện có được một kịch bản  tổ chức sự kiện team building hay. Ban tổ chức sự kiện có thể xây dựng lên cả một hành trình dài từ đầu cho tới khi kết thúc buổi  tổ chức sự kiện team building để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Tương tự như khi tổ chức sự kiện khác,  tổ chức team building cũng nên có chủ đề riêng, dựa vào điều này để phát triển nội dung, trò chơi, trang trí đi theo chủ đề nhất định, tạo ấn tượng và sự cuốn hút cho người tham gia buổi tổ chức sự kiện team building.

Bởi bản chất của du lịch là tham quan, nghỉ dưỡng, nhưng nếu chỉ tham quan, nghỉ dưỡng thì một chuyến đi sẽ khá nhàm chán, nhất là với những đoàn du lịch đông.

Hoạt động team building hay tổ chức sự kiện khi được lồng ghép vào du lịch vừa giúp cho chuyến đi của đoàn thêm thú vị hơn và quan trọng hơn là đạt được những mục tiêu và lợi ích cho tập thể.

Khi xác định được mục đích, thời gian, địa điểm và số lượng chương trình, điều tiếp theo cần thiết đó chính là lên kịch bản chương trình team. 

Tập trung, check in chương trình

Mọi người tham gia chương trình tập trung tại sân khấu chính chương trình, chụp ảnh lưu niệm. Tập hợp, sắp xếp vị trí tham gia chương trình

Khởi động, chia đội 

MC team building sẽ khuấy động, lên tình thần tập thể bằng những bản nhạc hấp dẫn cũng những mini game khởi động vui nhộn. Từ các trò chơi khởi động team building, sẽ ngẫu nhiên chia đội cho trong chương trình, không phân biệt vị trí, bộ phận công tác.

Sau khi chia đội thành công, các đội cần đặt tên, tìm khẩu hiệu – slogan và động tác ăn mừng hoặc điệu nhảy cho đội mình.

Trao giải và nói lên ý nghĩa chương trình

Giải và quà chính là phần thưởng khích lệ to lớn với các đội chơi, có thể giá trị không cao nhưng không thể thiếu trong mỗi chương trình.

Phần nêu lên giá trị chương trình sẽ là phần lắng đọng nhất, đây là lúc MC nêu lên ý nghĩa từng game, giá trị và mong muốn thông điệp của ban lãnh đạo trong chương trình tới tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.

Chú trọng đặc biệt đến phần kết thúc của buổi team building. Nhiều nhà tổ chức sự kiện vô tình bỏ qua khâu tổng kết cuối mỗi chương trình tổ chức sự kiện team building, khiến tổ chức sự kiện team building tour trở thành một chuyến ăn-chơi-ngủ đơn thuần và không ghi lại được dấu ấn gì.

Tối thiểu nên có một cuộc trao đổi giữa mọi người và cùng ngồi lại với nhau để mỗi người được nói lên suy nghĩ của mình, đó có thể là cảm xúc riêng, hay những bài học hỏi từ chuyến đi, suy nghĩ về người đồng nghiệp mà giờ mình mới phát hiện ra, góp ý cho công tác tổ chức sự kiện team building. Từ những giây phút lắng đọng này, sẽ giúp mỗi thành viên cảm nhận rõ hiệu quả của tổ chức sự kiện team building.

Không nhiều đơn vị tổ chức chương trình làm và nêu lên được phần này, điều đó biến chương trình team building chỉ đơn thuần mục đích giải trí, không tạo được ý nghĩa và mục đích chính của team building.

Tóm lại, việc tổ chức sự kiện team building trên nguyên tắc cơ bản là không khó, tuy nhiên nó đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có định hướng rõ ràng, đề cao mục đích của chương trình tổ chức sự kiện team building để từ đó áp dụng vào nội dung chương trình và tất cả các hoạt động mới thì mới có thể đạt hiệu quả cao nhất và đem lại thành công cho buổi tổ chức sự kiện và tổ chức sự kiện team building “đúng nghĩa”.